Policies

Movant AB använder olika digitala tjänster, system och plattformar för att genomföra våra utbildningaroch för att hantera studieadministration under och efter studietiden, detta sker genom att du får ett studerandekonto (AD-konto). Dessa används sedan för styra behörigheter samt som underlag för synkronisering till andra lärplattformar.

De personuppgifter vi behandlar om dig under en utbildning i dessa digitala system, plattformar och tjänster är:

• Ditt namn
• Personnummer
• Adress
• E-post
• Telefonnummer
• Skola
• Klass
• Utbildningsomgång
• LIA-plats
• Studieuppehåll
• Avbrott
• Avbrottsorsak
• Individuell studieplan
• Kurser
• Start- och slutdatum
• Underlag för betyg
• Betyg
• Dokumentation av extra anpassningar och pedagogiskt stöd
• Utbildnings- eller examensbevis samt uppgifter i fritext

Uppgifterna tillhandahålls av dig i samband med din ansökan, under din studietid eller samlas in och registreras av oss under utbildningens gång.

Mottagare av personuppgifter: Anställda inom Movant AB samt leverantörer av digitala tjänster, system och plattformar (personuppgiftsbiträden som behandlar dina personuppgifter); Academedia Support AB, Omniway AB, Learnpoint och Microsoft Ireland som tillhandahåller vårt administrativa system Sharepoint och Teams.

Ytterligare tjänster kan variera beroende på utbildning, kontakta din utbildningsanordnare om du vill veta mer specifikt vilka tjänster som används. Vissa av våra verksamheter använder ett digitalt verktyg för signering av avtal då delas det med detta vilket är Scrive. Microsofts tjänster kan uppgifter exponeras och/eller överförs personuppgifter till USA baserat på art. 45 GDPR adekvansbeslut.

För att skolan ska kunna följa upp sin ekonomi kan dina personuppgifter även komma att hanteras av skolledning, business controllers och revisorer.

När vi har rättslig skyldighet att dela dina uppgifter med myndigheter så gör vi det. Exempel på myndigheter kan vara Myndigheten för yrkeshögskolan, CSN, Skolinspektionen eller Statiska centralbyrån, SCB. Om vi inte har skyldighet enligt lag eller domstolsbeslut kommer vi aldrig att lämna ut dina personuppgifter till obehörig tredje part.

Rättslig grund: De personuppgifter vi behandlar om dig för att tillhandahålla dig din utbildning, administrera dina studier och betyg samt för att kunna utfärda utbildningsbevis/examensbevis i slutet av din utbildning görs med den rättsliga grunden allmänt intresse i enlighet med utbildningsplan och utfärda examensbevis, i enlighet med 2 kap. 7-15 §§ förordning (2009:130) om yrkeshögskolan samt (2009:128) om yrkeshögskolan.

Behandling i ekonomiska syften är rättslig förpliktelse grunden 7 kap. 1 § Bokföringslagen (1999:1078)

Behörighetshantering följer av rättslig förpliktelse i form av krav på åtkomststyrning och uppgiftsminimering.

Bevarande tid: Vi bevarar din studiedokumentation under studietiden för att kunna utfärda examens- eller utbildningsbevis. I enlighet med kraven från Myndigheten för yrkeshögskolan bevaras dina handlingar så länge utbildningen ingår i yrkeshögskolan till och med två år efter beslutet om att ingå i yrkeshögskola inte längre gäller. Det betyder att dokumentationen sparas så länge som den av dig lästa utbildningen är en YH-utbildning hos oss. Därefter raderas din studiedokumentation. Övriga personuppgifter vi har om dig bevaras i enlighet med rådande lagstiftning eller gallras när den bedöms inaktuell och i enlighet med AcadeMedias arkiveringsplan – AcadeMedia medarbetarwebb

Om du vill behålla material som finns i lärplattformen efter avslutad utbildning rekommenderar vi att du för över det till ett privat konto eller egen lagringsplats innan utbildningens slut. Ditt användarkonto inaktiveras efter avslutad utbildning och du har då inte längre möjlighet att logga in i lärplattformen. Dina personuppgifter som är kopplade till Omniway raderas två år efter avslutade studier.

För att kunna ansöka till en YH-utbildning behöver du skapa ett konto på YH-antagning. Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna hantera din ansökan och fatta ett beslut om antagning samt kommunicera med dig om utbildningen du ansökt till eller påbörjat en ansökan till. Om du blir antagen till utbildningen kommer vi även använda dina uppgifter för att skicka studierelaterad information till dig.

Uppgifter vi behandlar om dig i samband med en ansökan är:

• Namn
• Personnummer
• Adress
• E-post
• Telefonnummer
• Ansökningshandlingar (betygsdokument, tjänstgöringsintyg och/eller övrig information som krävs i enlighet med ansökan)
• Vald(a) utbildning(ar)
• Skola
• Resultat i eventuell urvalsprocess samt information om du blivit antagen eller inte.

Om du har skyddad identitet kan du kontakta Anna-Karin Forssén, chef för antagningsenheten på Academedia för att få specialanpassad hjälp med din ansökan. Använd den e-postadress som du vill använda för din ansökan.

Mottagare av personuppgifter: Personuppgifter du anger via YH-antagning behandlas av ViaEcole AB, som är tillhandahållare av systemet, och delas med aktuell utbildningsanordnare. Du kan begära radering av kontot genom att kontakta ViaEcole AB, men utan ett konto kan du inte hantera och fullfölja din ansökan. Läs om hur ViaEcole AB hanterar personuppgifter.

Rättslig grund: Allmänt intresse, erbjuda utbildning i enlighet med förordningen (2009:130) om yrkeshögskola samt i enlighet med föreskrifter utfärdade av Myndigheten för yrkeshögskolan.

Bevarande tid: Personuppgifter som du lämnat i samband med en ansökan lagras i tre år efter att ansökningsperioden är över för utbildningen, oavsett om du blir antagen eller inte. Detta gör vi eftersom vi måste bevara dokumentation kring antagningsprocessen och kunna visa upp hur ärenden handläggs, till exempel i samband med att Myndigheten för yrkeshögskolan utövar tillsyn eller om du vill överklaga antagningsbeslutet.

Genom att göra en intresseanmälan ger du oss ditt samtycke att använda ditt namn och din e-postadress för att skicka dig skräddarsydd information om utbildningar som matchar dina intressen. Denna information baseras på de utbildningar och utbildningsområden du har angett.

Om du dessutom ansöker via YH-antagning kombinerar vi informationen från din intresseanmälan med din ansökan (e-post, status och vald utbildning) för att kunna ge dig ännu mer relevanta erbjudanden och uppdateringar utifrån var du befinner dig i din ansökningsprocess.

Movant AB samlar personuppgifter genom intresseanmälningar på webben, Meta-företagen, Keystone Education Group AB, Framtidsutveckling i Sverige AB.

Samtycket innebär att vi använder dina personuppgifter för följande ändamål:

• Tillhandahålla dig riktad marknadsföring, nyheter, meddelanden och påminnelser baserat på din intresseanmälan. Informationen som skickas ut baseras på de utbildningar, utbildningsområden du valt att visa intresse för
• Specificerade ändamål för hantering av personuppgifter vid intresseanmälan.

När du skickar in en intresseanmälan samtycker du även till att vi använder informationen du angett i formuläret tillsammans med informationen du själv anger.

När du skickar in en intresseanmälan samtycker du även till att vi använder informationen i formuläret tillsammans med informationen du anger via YH-antagning om du påbörjar eller skickar in en ansökan till en YH-utbildning. Informationen från din intresseanmälan samkör vi mot din ansökan (e-post, status och vald utbildning) i syfte att personifiera och anpassa våra utskick  så att de blir mer relevanta för dig utifrån var i ansökningsprocessen du befinner dig.

De personuppgifterna vi behandlar är:

• Namn
• E-post
• Adress
• Telefon
• Vald(a) utbildning(ar)/kurs(er), utbildningsområde(n)
• Spårningspixlar

Spårningspixlar: I våra mejl använder vi oss av en teknik som kallas spårningspixlar. Det är små, osynliga bilder som hjälper oss att se om du har öppnat mejlet och vilka länkar du har klickat på. På så sätt kan vi samla in statistik som visar vad du är intresserad av. Denna information använder vi för att förbättra våra utskick och göra dem mer relevanta för dig. Genom att anmäla ditt intresse samtycker du till att vi använder spårningspixlar.

Mottagare av personuppgifter: Marknadsavdelning inom KompetensUtvecklingsInstitutet Sverige AB, marknadsavdelningen inom Academedia samt leverantörer, personuppgiftsbiträden som behandlar dina personuppgifter i olika system; Microsoft Dynamics, Multinet EditNews.

För att kunna nå ut till rätt målgrupp kan din e-postadress komma att delas med plattformar som Meta och Google. Syftet är att hitta personer med liknande intressen.

Rättslig grund: Samtycke, du kan återkalla samtycket genom att klicka på avprenumerera i mailutskicket. Du kan även kontakta oss på kundtjanst@movant.se

Bevarande tid: Enligt samtycket, eller tills du återkallar samtycke genom att klicka på avregistreringslänk som finns i de e-postutskick du mottar. Vid intresseanmälan via Facebook, Instagram eller Google samlas informationen in från respektive varumärkes konto för att sedan behandlas i vårt intresseanmälningssystem. Uppgifter insamlade på Metas plattformar sparas av Meta i 90 dagar. Uppgifter insamlade på Googles plattformar sparas av Google i 30 dagar.

Beroende på din utbildningsform kan det finnas rättsliga krav på verksamheten att dokumenterar deltagarnas närvaro i verksamheten. Vi tar närvaro på varje undervisningstillfälle. I samband med detta behandlar vi följande personuppgifter:

• Närvaro
• Frånvaro
• Namn
• Kurs/Utbildning
• Hemkommun

Mottagare av personuppgifter: Uppgifterna delas med hemkommun och i vissa fall med myndigheter i enlighet med lagkrav.

Rättslig grund: Krav på deltagande.

Bevarande tid: Informationen gallras vid inaktualitet i enlighet med arkiveringsplan Arkiveringsplan – AcadeMedia medarbetarwebb

När du går i yrkeshögskolan gör du lärande i arbete, så kallad LIA. I samband med det behandlar vi följande uppgifter om dig:

• Namn
• Utbildning
• Samarbetsavtalet för LIA-perioden
• Kontrakt med APL-platser (som dina personuppgifter kan förekomma i)
• Bedömning av din insats

Mottagare av personuppgifter: LIA/APL-plats, undervisande personal eller konsult, leverantör av system där uppgifterna behandlas.

Rättslig grund: Rättslig förpliktelse, utbildningsanordnare ska säkerställa att det finns LIA-platser enligt 2 kap. 3 § förordning (2009:130) om yrkeshögskolan

Bevarande tid: Bedömningsunderlaget och samarbetsavtal för LIA bevaras två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört, kontrakt med APL-platsen gallras 2 år efter avslutat utbildning,

Under vissa förutsättningar kan du ha rätt till särskilt pedagogiskt stöd eller anpassningar. Om du har det behandlar vi följande personuppgifter om dig:

• Namn
• Utbildning
• Behovet och de handlingar som ligger till grund och visar ditt behov
• Känsliga personuppgifter i form av uppgifter om hälsa kan förekomma genom diagnos eller liknande

Mottagare av personuppgifter: Undervisande medarbetare eller konsult, leverantör av system för underlaget.

Rättslig grund: Rättslig förpliktelse, utbildningsanordnare ska säkerställa att de studeranden som behöver särskilt pedagogiskt stöd får det enligt 2 kap. 3 § förordningen (2009:130) om yrkeshögskolan.

Bevarande tid: Dokumentation avseende extra anpassningar bevaras i 2 år efter avslutad utbildning i enlighet med AcadeMedias arkiveringsplan – AcadeMedia medarbetarwebb

I samband med betygsättning under utbildningen hanterar vi följande personuppgifter om dig:

• Personnummer
• Namn
• Betyg

Mottagare av personuppgifter: Anställda inom Movant AB samt Omniway  AB, som leverantör av tjänsten som betygen hanteras i. Uppgifterna behandlas inom EU/EES.

Rättslig grund: Myndighetsutövning, betygsättning i enlighet med 2 kap. 10 – 11 §§ Förordning (2009:130) om yrkeshögskolan

Bevarande tid: Betygsammanställning bevaras i två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört.

Efter att du är klar med din utbildning hos oss genomförs en kursutvärdering för att följa upp hur du upplevt utbildningen vilket är ett krav enligt lag. I samband med detta behandlas följande uppgifter:

• Namn
• Utbildning
• Klass
• E-post
• Skola
• Kurser

Mottagare av personuppgifter: Leverantör som tillhandahåller formulär, Myndigheten för Yrkeshögskolan, personal som ansvarar för utvärderingen.

Rättslig grund: Rättslig förpliktelse, 4 kap. 10 § förordning (2009:130) om yrkeshögskolan

Bevarande tid: Underlaget bevaras i enlighet med arkiveringsplan, i två år efter att beslutet om att utbildningen får ingå i yrkeshögskolan har upphört

När vi arbetar med vår marknadsföring används CRM-system för företagskontakter och alumninätverk.

Personuppgifter behandlas endast vid lämnat samtycke och i så fall följande uppgifter:

• Namn
• Eventuellt företag
• Utbildning
• Epost

Mottagare av personuppgifter: Anställda inom Movant AB samt leverantör för CRM; Lime Technologies Sweden AB.

Personuppgifterna ska som standard behandlas inom EU/EES om överföring till tredjeland sker det baserat på standardavtalsklausuler.

Som deltagare i våra verksamheter kan du samtycka till att Movant AB fotar, filmar, och/eller spelar in ljud där dina personuppgifter förekommer som skolan sedan kan använda i marknadsföring och informationsutskick.

Om du lämnat ditt samtycke till att vara med på bilder, filmer och ljud som vi publicerar på våra sociala medier, t ex Instagram och Facebook så behandlas även dina personuppgifter där. När du skrev under samtyckesblanketten fick du information om förutsättningarna för publiceringen och vad samtycket gäller, samma information finns samlad här.

När vi använder material innehållande personuppgifter inom våra verksamheter, ska det ske med beaktande av dataskyddsförordningen (GDPR). För att få fotografera, filma, spela in ljud eller skriva om elever och sprida materialet internt eller i marknadsföringssyfte, behövs samtycke.

Intern information och marknadsföring
Movant AB är en del AcadeMedia-koncernen. Ibland skapas och används material (bilder/filmer/ljud) i skolmiljö- eller sammanhang med medverkande elever i kompetensutvecklande syfte, exempelvis vid utbildning för medarbetare. För att få lov att skapa och publicera material internt där eleven medverkar, behöver vi ditt samtycke. Materialet kommer som längst publiceras i tre år. Ifall samtycke givits kommer elev och vårdnadshavare inte att informeras inför varje publiceringstillfälle.

Extern information och marknadsföring
För att fotografera, filma och/eller spela in eleven i skolmiljö eller undervisningssammanhang och därefter publicera eller sprida materialet i marknadsföringssyfte (t.ex. i sociala medier, visning vid öppet hus eller annonskampanjer) behöver vi ditt samtycke. Ifall samtycke givits kommer elev och vårdnadshavare inte att informeras inför varje publiceringstillfälle. Bilderna kommer som längst att vara publicerade i tre år.

Återkalla samtycke
Du kan alltid återkalla ditt samtycke genom att mejla eller genom att kontakta personalen på skolan, du behöver inte motivera varför. Ett tillbakadraget samtycke betyder dock inte att tidigare publiceringar blir olagliga, eftersom samtycket var giltigt under perioden som de publicerades.

Vid publiceringen behandlas följande personuppgifter:

• Bild, film- och/eller ljud
• Eventuellt namn
• Skola/enhet

Mottagare av personuppgifter: Allmänhet och följare av våra sociala medier, leverantör av tjänsterna där materialet publiceras. Vissa av våra verksamheter använder ett digitalt verktyg för signering av samtyckesblanketter då delas det med detta vilket är Scrive. Allmänhet och följare av våra sociala medier, leverantörer av tjänsterna som används. Vid användning av Meta:s tjänster samt Linkedin exponeras och/eller överförs personuppgifter till USA baserat på art. 45 GDPR adekvansbeslut.

Rättslig grund: Samtycke, återkallande av samtycke kan ske genom att kontakta skola

Bevarande tid: När tre år har passerat, eller om samtycket tas tillbaks, kommer materialet tas bort från vårt arkiv och från platser där det har publicerats. Om du har frågor om när uppgifterna kommer raderas kontakta Movant AB.

Om du studerar hos oss och har studiemedel från CSN lämnar vi ut följande personuppgifter om dig då det finns en uppgiftsskyldighet för läroanstalter i lag:Namn

• Namn
• Utbildning
• Om du är aktiv på utbildningen

Mottagare av personuppgifter: CSN, leverantör av det system vi hämtar uppgifterna från vilket i vårt fall är Omniway AB

Rättslig grund: Rättslig förpliktelse, uppgiftsskyldighet för läroanstalter 6 kap. 9 § studiestödsförordningen (2000:655)

Bevarande tid: CSN är personuppgiftsansvarig och följer sina arkiveringsrutiner. Vi sparar underlaget hos i enlighet med arkiveringsplanen beroende på typ av underlag. AcadeMedias arkiveringsplan – se AcadeMedia medarbetarwebb

Vi gör studiedokumentation av olika syften men bland annat för att rekvivera, med andra ord ansöka om, statsbidrag till vår verksamhet och rapportera till MYH. I samband med detta behandlas följande personuppgifter om dig:

• Namn
• Utbildning
• Om du är aktiv på utbildning eller inte

Mottagare av personupgifter: Myndigheten för Yrkeshögskolan (MYH) och leverantören till det system vi har uppgifterna i hos oss vilket är Omniway AB

Rättslig grund: Allmänt intresse, bedriva yrkeshögskola och söka finansiering för den genom statsbidrag i enlighet med 5 kap. 1 § förordningen (2009:130) om yrkeshögskolan

Bevarande tid: MYH ansvarar för sin del av behandlingen, Academedia bevarar uppgifterna i enlighet med Arkiveringsplan – AcadeMedia medarbetarwebb beroende på typ av underlag.

Omniway – lärplattform som används för digital skoladministration.

LearnPoint – används för att skapa studerandekonto (AD-konton) och som underlag för synkronisering till andra lärplattformar.

Microsoft Ireland som tillhandahåller vårt administrativa system Sharepoint och Teams.

MYH (mina sidor) – används för studiedokumentation och rekvirering gentemot Myndigheten för yrkeshögskolan.

CSN Centrala Studiestödnämnden – används för studiemedelsunderlag. CSN är personuppgiftsansvarig – läs mer här.

Scrive – tjänst för digital dokumentsignering som bland annat används för signering av LIA-avtal och samtyckesblanketter för publicering i våra digitala kanaler.

Lime CRM – används som CRM-system för företagskontakter och alumninätverk. Personuppgifter hanteras endast vid lämnat samtycke.

Microsoft Dynamics – används som CRM-system för kontakter som gjort intresseanmälan. Personuppgifter hanteras endast vid lämnat samtycke.

De typer av personuppgifter som Movant AB kan hantera för sitt systematiska kvalitetsarbete i syfte att planera, följa upp, analysera, dokumentera och utveckla utbildningen är följande:

• Namn
• E-post
• Skola/enhet
• Betyg
• Enkätsvar
• Kursutvärderingar
• Examens- eller utbildningsbevis
• Klagomålsärenden och uppföljningar om arbete efter avslutad utbildning

Mottagare av personuppgifter: Personuppgifterna kommer ifrån den studerande själv och kan hanteras av anställda inom Movant AB, koncernledning samt leverantör av system som uppgifterna behandlas i; Netigate, Omniway AB, Power BI, Microsoft Ireland Operations Ltd som tillhandahåller Sharepoint.

Vid användning av Microsofts tjänster kan uppgifter exponeras och/eller överförs personuppgifter till USA baserat på art. 45 GDPR adekvansbeslut.

Rättslig grund: Rättslig förpliktelse, bedriva systematiskt kvalitetsarbete 4 kap. 2 § förordning (2009:130) om yrkeshögskolan

Bevarande tid: I enlighet med AcadeMedias arkiveringsplan – AcadeMedia medarbetarwebb, beroende på typ av underlag

När du genomför en utbildning hos Movant kan uppgifter om din genomförda utbildning registreras i ID06 Kompetensdatabas. ID06 Kompetensdatabas är ett branschgemensamt system där utbildningsbevis och behörigheter kopplas till individens ID06-kort för att möjliggöra kontroll av kompetens på arbetsplatser.

Följande personuppgifter kan komma att registreras:

• Namn
• Person- eller samordningsnummer
• Uppgifter om genomförd utbildning (t.ex. kurs, datum och giltighetstid)

Ändamål med behandlingen: Syftet med registreringen är att:

• Säkerställa att rätt kompetens finns på arbetsplatsen
• Möjliggöra verifiering av utbildningsbevis för arbetsgivare och beställare
• Uppfylla branschkrav och bidra till en säker arbetsmiljö

Rättslig grund: Behandlingen av personuppgifter i ID06 Kompetensdatabas sker med stöd av:

• Berättigat intresse (intresseavvägning) – från och med 30 september 2025 krävs inte längre samtycke för registrering av utbildningsbevis, utan behandlingen baseras på ett berättigat intresse av att säkerställa kompetens och säkerhet i branschen

Mottagare av uppgifter: Dina uppgifter kan bli tillgängliga för:

• ID06 AB (personuppgiftsansvarig för databasen)
• Arbetsgivare och beställare som har behörighet att kontrollera utbildningsbevis
• Auktoriserade systemleverantörer kopplade till ID06

Endast behöriga aktörer får tillgång till uppgifterna.

Lagringstid: Personuppgifter lagras i ID06 Kompetensdatabas så länge det är nödvändigt för ändamålet, exempelvis så länge utbildningen är giltig eller enligt branschens krav.

Dina rättigheter: Du har enligt GDPR rätt att:

• Begära registerutdrag från ID06 Kompetensdatabas
• Få information om vilka uppgifter som finns registrerade om dig
• Begära rättelse av felaktiga uppgifter